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Auditorin für ISO Normen: DIN EN ISO 9001, DIN EN ISO 14001, DIN EN ISO 50001, OHSAS 18001

Zertifizierung von Management-Systemen nach:
DIN EN ISO 9001, DIN EN ISO 14001, DIN EN ISO 50001, OHSAS 18001, CSR

Schnellübersicht

Der Weg zum ISO zertifizierten Managementsystem

Unternehmen, die bereits ein Management-System eingeführt haben und dieses auch leben, haben die Möglichkeit sich nach aktuellen Normen zertifizieren zu lassen, um somit wettbewerbsstark am Markt agieren zu können. Die Zertifizierung der Management-Systeme wird durch akkreditierte Zertifizierungsgesellschaften wie z. B. TÜV,DEKRA, LL-C, Intertek und andere vorgenommen. Diese Zertifizierungsgesellschaften können die Management-Systeme mit anerkannten Normregelwerken abgleichen und bewerten. Doch wie genau bekommt man das Zertifikat und was gilt es zu beachten?

Auswahl der Zertifizierungsgesellschaft

Die Zertifizierung Ihres Management-Systems muss durch eine akkreditierte Zertifizierungsgesellschaft vorgenommen werden. Akkreditiert bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Zertifizierungsgesellschaft selbst von einem Akkreditierer auf die Einhaltung bestimmter Regeln überwacht wird. Diese Vorgaben sind weltweit für alle Zertifizierungsgesellschaften bindend und werden durch eigene ISO Normen festgelegt und geregelt. Diese regeln beispielsweise die Durchführung und Dokumentation der externen (3rd Party) Audits, den Inhalt von Zertifikaten und die Qualifikation der Auditoren. In Deutschland wird die Einhaltung dieser Normen duch die Akkreditierungsstelle DAkkS überprüft.

Die Auswahl der Zertifizierungsgesellschaft sollte dabei jedoch nicht alleine von Kosten abhängig sein. Vielmehr sollte darauf geachtet werden, dass die Zertifizierungsgesellschaft über die nötige Fachkompetenz (Scopes), Unabhängigkeit und über eine hervorragende Akzeptanz am Markt verfügt.

Gerne unterstütze ich Sie bei der Auswahl der richtigen Zertifizierungsgesellschaft für Ihre ISO Zertifizierung.

Vorbereitung auf die Zertifizierung

Vor dem Zertifizierungsaudit sollte jedes Unternehmen ein Managementreview sowie ein internes Audit durchführen, um das Management-System und dessen wirksamkeit zu überprüfen. Dazu gehören unter anderem:

  • Je nach Management-System relevante Abläufe und Prozesse
  • Einhaltung von Rechtsvorgaben
  • Management-System relevante Kennzahlen
  • Festlegung von Korrekturmassnahmen
  • Dokumentation

Des Weiteren besteht die Möglichkeit, ein sogenanntes Voraudit oder auch Check-Up genannt, zu beauftragen. Bei diesem Voraudit wird wie bei dem Zertifizierungsaudit ein externer Auditor beauftragt, ein Audit mit anschließender Berichterstellung durchzuführen. Die Überprüfung beinhaltet die Sichtung alle vorliegenden Dokumente. Der im Anschluss erstellte Bericht enthält etwaige Schwachstellen, die im Zertifizierungsaudit zu Nichtkonformitäten führen würden und gibt Aufschluss darüber, welche notwendigen Schritte das Unternehmen für eine erfolgreiche Zertifizierung noch einleiten sollte.

Das Zertifizierungsaudit

Vor der Durchführung des Audits müssen zwischen dem Auditor und dem Unternehmen einige Daten abgestimmt werden. Dies wird auch als Auditplan bezeichnet. Dieser enthält in der Regel folgende Punkte:

  • Art des Audits
  • Aktueller Stand der Management-Dokumentation
  • Management-Beauftragter des Unternehmens
  • Namen der Auditoren
  • Auditdaten (Tag, Uhrzeit, Ort usw.)
  • Namen, Rollen und Verantwortlichkeiten der Begleitpersonen
  • Die zu auditierenden Prozesse

Ziel des Audits ist es, die Wirksamkeit des Management-Systems auf Grundlage der geltenden Norm zu bewerten. So beinhaltet das Zertifizierungsaudit im groben folgende Punkte:

  • Überprüfung der Konformitäten mit den Anforderungen der jeweiligen Norm
  • Überprüfung der Leisungsfähigkeit des Management-Systems in Bezug auf die Einhaltung von Vorschriften
  • Funktionsfähigkeit der Steuerung von Prozessen
  • Verantwortlichkeiten der Leitung
  • Bewertung interner Audits und des Management-Systems

Die Durchführung des Audits erfolgt durch Befragungen von Mitarbeitern, Durchsicht relevanter Dokumente sowie Betriebsbegehungen. Nach Beendigung des Audits wird das Unternehmen über Nichtkonformitäten in einem Abschlussgespräch informiert. Abhängig von dem Ergebnis wird ein Termin für ein Nachaudit festgelegt, zu dem mögliche Abweichungen bzw. Nichtkonformitäten abgestellt werden müssen. Nach erfolgreicher Mängelbeseitigung empfielt der Auditor die Zertifikatserteilung.

Zertifikatserteilung

Nach erfolgreicher Prüfung des Management-Systems und Beseitigung aller Abweichungen wird das Zertifikat durch die akkreditierte Zertifizierungsgesellschaft ausgestellt. Die Gültigkeit des Zertifikats beläuft sich in der Regel auf 3 Jahre, sofern die jährlich durchzuführenden Überwachungsaudits positiv verlaufen.

Bei einem Überwachungsaudit werden sowohl die wesentlichen Normanforderungen, als auch die Wirksamkeit der Korrekturmaßnahmen zu den Abweichungen aus vergangenen Audits überprüft.

Vor Ablauf der Gültigkeit des Zertifikats ist ein sogenanntes Rezertifizierungsaudit durchzuführen, welches der Überprüfung der Wirksamkeit des gesamten Management-Systems dient. Der Umfang des Rezertifizierungsaudits gleicht in etwa dem des ersten Zertifizierungsaudits.


Pro & Contra einer Zertifizierung

Bei der Umsetzung eines Management-Systems gibt es immer wieder unternehmensinterne Widerstände, die aus Unsicherheit entstehen. Die Gründe hierfür können verschiedene Ursachen haben. Tatsache ist, die Einführung eines Management-Systems gehört nicht zu den alltäglichen Aufgaben eines Betriebes und erfordert eine große Sorgfalt, sowie ein hohes Maß an Einfühlungsvermögen und Sensibilität.

Um Ihnen einen Überblick zu verschaffen, haben wir hier einige Beispiele aus der Praxis zusammengestellt, die das "Für" und "Wider" der Einführung von Management-Systemen beschreiben sollen:

Pro

  • Qualitätssteigerung
  • Höhere Kundenzufriedenheit / Mitarbeiterzufriedenheit
  • Niedrigere Kosten, höhere Erträge, Sicherung von Arbeitsplätzen
  • Höhere Mitarbeitermotivation durch Transparenz und Verantwortungsbewusstsein
  • Imagegewinn durch DIN EN ISO Zertifikat als Marketinginstrument
  • Kontinuierliche Verbesserung von relevanten Prozessen
  • Vorteile gegenüber nationaler und internationaler Mitbewerbern
  • Bessere Organisation durch klare Festlegung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten (Schnittstellenregelung / Organigramm)
  • Risikoreduzierung
  • Wichtiges "Know-how" kann durch eine gute Dokumentation an neue Mitarbeiter weiter gegeben werden

...nicht zuletzt bietet die Einführung eines Management-Systems die Möglichkeit, unwirtschaftliche und überholte aber dennoch aus Gewohnheit eingefahrene Prozesse und Strukturen aufzubrechen und auf Basis der ISO Norm neu zu organisieren und erfolgreich umzusetzen.

Contra

  • Erhöhter Aufwand für Dokumentation
  • Kosten für Einführung und Zertifizierung
  • Erhöhter Personalaufwand für Systemaufbau und Systempflege


Kostenfaktoren der Zertifizierung

Für die meisten Management-Systeme werden die Audittage für eine Erstzertifizierung aus einer Kalkulationstabelle in Abhängigkeit der Anzahl der (wirksamen) Mitarbeiter ermittelt. Die Auditzeit kann jedoch durch verschiedene Faktoren vermindert oder erhöht werden.

Berechnung der (wirksamen) Mitarbeiter:

  • Vollzeitkräfte
  • Leiharbeitskräfte (gemäß ihrer Arbeitszeit und nur sofern Ihre Tätigkeit relevant und im Rahmen des Geltungsbereiches liegt)
  • "Geringfügig Beschäftigte" werden als ¼ Mitarbeiter angerechnet
  • Teilzeitkräfte werden gemäß ihrer Arbeitszeit als Vollzeitkräfte umgerechnet

Auditzeit erhöhende Faktoren:

  • Hoher logistischer Aufwand
  • Mehrere Standorte
  • Dolmetscher
  • Sehr großer Standort mit geringer Mitarbeiterdichte
  • Außerordentlich große Vielfalt an Vorschriften (z. B. Nahrungsmittel, Arzneimittel, Luft- und Raumfahrt, Atomenergie)
  • Sehr komplexe Prozesse

Auditzeit reduzierende Faktoren:

  • Ausschlüsse
  • Geringes Produktrisiko
  • Vorkenntnisse zum Managementsystem aus anderen Zertifizierungsgebieten
  • Sehr kleiner Standort mit hoher Mitarbeiterdichte
  • Hoher Anteil von Mitarbeitern mit gleichen Aufgaben
  • Ausgereiftes Managementsystem
  • Kleinstbetrieb mit einfachen Abläufen

Zusammensetzung der Zertifizierungskosten

  • Zeitaufwand des Audits (Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung - siehe Tabelle)
  • Kosten der Jahresgebühr
  • Reisekosten und evtl. Übernachtungskosten der Auditoren

Zeitaufwand des Audits

Als Beispiel haben wir hier eine Tabelle für eine Erstzertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2015 erstellt. Aus dieser Tabelle lassen sich die veranschlagten Manntage der Auditoren ablesen.

Übersicht zur Anzahl von Manntagen für ein Zertifizierungsaudit
Anzahl der MitarbeiterAnzahl der AudittageAnzahl der MitarbeiterAnzahl der Audittage
1-51,5626-87512
6-102876-117513
11-152,51176-155014
16-2531551-202515
26-4542026-267516
46-6552676-345017
66-8563451-435018
86-12574351-545019
126-17585451-680020
176-27596801-850021
276-425108501-1070022
426-62511> 1070023+
Die Angaben resultieren aus Erfahrungswerten und sind ohne Gewähr

Die Tagessätze der Zertifizierungsgesellschaften liegen i. d. R. zwischen 800,- EUR und 1.100,- EUR je Auditor.

Verbundzertifizierung (Multi-Site-Verfahren / Matrixzertifizierung)

Unternehmen mit mehreren Standorten haben die Möglichkeit eine Verbundzertifizierung zu nutzen, sofern ein gemeinsames Management-System gelebt wird. Während der Hauptsitz im Rahmen von Überwachungsaudits oder Rezertfizierungsaudits jedes Jahr auditiert wird, erfolgt die Auswahl der anderen Standorte für das jeweilige Audit im Stichprobenverfahren. Nachteil der Verbundzertifizierung ist jedoch, dass sofern nur ein Standort den Anforderungen nachweislich nicht entspricht, das Zertifikat auch für alle anderen Standorte sowie den Hauptsitz gefährdet ist.

ISO 9001 Qualitäts-Management

Qualitätsmanagement

Ein intaktes Qualitätsmanagement gehört zu den wirtschaftlichsten Management-Systemen überhaupt. Kaum ein Unternehmen kann es sich in Zeiten der globalisierten Märkte und austauschbarer Produkte noch leisten, auf ein fein abgestimmtes Qualitätsmanagement zu verzichten. Weniger Ausschuss und erhöhte Kundenzufriedenheit steigern den Umsatz und senken die Kosten.

ISO 14001 Umwelt-Management

Umweltmanagement

Immer strengere Umweltauflagen zwingen Unternehmen zu einer Verbesserung der Umweltleistung und nachhaltigem Handeln. Der verantowrtungsvolle Umgang mit Ressourcen bietet jedoch auch wirtschaftliche Vorteile für Unternehmen. Nicht zuletzt trägt jeder Betrieb auch eine große Verantwortung seinen Angestellten und der Umwelt gegenüber.

ISO 50001 Energie-Management

Energiemanagement

Gerade für Unternehmen mit energieintensiven Fertigungsprozessen ist die Einführung und Aufrechterhaltung eines Energiemanagement-Systems ein elementarer Bestandteil, um kosteneffizient fertigen zu können. Die attraktiven Förderungen aus öffentlichen Mitteln bieten auch kleinen Unternehmen die Möglichkeit, Ihre Fertigungsprozesse mit kurzen Amortisationszeiten oder sogar kostenneutral zu optimieren.

OHSAS 18001 Arbeitsschutz-Management

Arbeitsschutz-Management

Durch immer stärker wachsenden Wettbewerb reichen knapp kalkulierte Preise und schnelle Reaktionszeiten oft nicht mehr aus, um sich am Markt durchzusetzen. Immer öfter erwarten Kunden von ihren Lieferanten eine nachweislich effiziente Verwaltung des Unternehmens. Verzögerungen der Leistungserbringung durch Ausfallzeiten, Berufserkrankungen oder Arbeitsunfälle werden von Kunden immer weniger toleriert. Mit einem nach OHSAS 18001 zertifizierten Arbeitsschutzmanagement-System zeigen Sie Ihren Kunden, dass Ihr Unternehmen ein effizientes Arbeitsschutzmanagement lebt und in der Lage ist, Unfälle und Erkrankungen schon im Vorfeld zu vermeiden.

Corporate Social Responsibility (CSR)

Unternehmerische Gesellschaftsverantwortung

Corporate Social Responsibility beschreibt die verantwortlichen untehrnemerischen Tätigkeiten gegenüber Mitarbeiten und der Gesellschaft im allgemeinen. Die soziale Verantwortung umfasst Themen wie Arbeitsbedingungen, Arbeitssicherheit, Hygiene sowie Umweltmanagement und Gesundheitsmanagement. Ein gut funktionierendes Management-System reduziert Kosten und dient als Aushängeschild um qualifizeirtes Personal und verantwortungsvolle Kunden zu akquirieren.

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